Manajemen Perkantoran
Organisasi Kantor
Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi, yaitu sebagai berikut :
1. Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
2. James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
4. Stephen P. Robbins menyatakan bahwa organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa organisasi suatu kesatuan sosial yang terdiri dari dua orang atau lebih yang saling berhubungan, bekerja sama secara sadar untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan pengertian kantor sendiri secara harfiahnya adalah suatu tempat atau ruangan. Dengan kata lain organisasi kantor merupakan suatu kesatuan sosial yang terdiri dari dua orang atau lebih yang berada pada suatu tempat tertentu yang saling berinteraksi dan bekerjasama secara sadar untuk mencapai tujuan bersama.
Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi, yaitu sebagai berikut :
1. Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
2. James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
4. Stephen P. Robbins menyatakan bahwa organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa organisasi suatu kesatuan sosial yang terdiri dari dua orang atau lebih yang saling berhubungan, bekerja sama secara sadar untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan pengertian kantor sendiri secara harfiahnya adalah suatu tempat atau ruangan. Dengan kata lain organisasi kantor merupakan suatu kesatuan sosial yang terdiri dari dua orang atau lebih yang berada pada suatu tempat tertentu yang saling berinteraksi dan bekerjasama secara sadar untuk mencapai tujuan bersama.
Dalam rangka pencapaian tujuan organisasi, maka perlu adanya suatu system pengorganisasian yang jelas, dengan memperhatikan ha-hal berikut :
1. Susunan, status, kedudukan dan hubungan pejabat yang satu dengan yang lain
2. Kekuasaan dan tanggungjawab masing-masing pejabat
3. Luas dan macam pekerjaan yang harus dilakukan
4. Pembagian pekerjaan yang seimbang
5. Prosedur dan mekanisme kerja yang efisien
Kriteria di atas akan melahirkan suatu struktur dan bentuk yang disebut organisasi yaitu bentuk atau susunan orang-orang atau badan-badan dengan tugas pokok dan fungsi tertentu dan diatur prosedurnya, sehingga terdapat hubungan serta kerjasama beberapa orang guna mencapai suatu tujuan yang ditetapkan oleh organisasi (Sedarmayanti, 2009:71).
Menurut Sedarmayanti dalam bukunya manajemen perkantoran disebutkan bahwa organisasi dapat dipandang dari dua segi :
1. Sebagai wadah, dalam hal ini organisasi berarti suatu wadah dimana administrasi dan manajemen dilaksanakan dan wadah ini biasanya tergambar dalam susunan organisasi.
2. Sebagai proses, dalam hal ini organisasi menggambarkan interaksi antara orang-orang anggota kelompok dalam hubungan kerja yang formal dan rangkaian hierarki antara atasan dengan bawahan.
Membahas organisasi sebagai proses, lebih lanjut dapat dijumpai adanya dua macam hubungan kerja di dalam organisasi, yaitu :
1. Hubungan-hubungan formal, biasanya telah diatur dalam suatu ketepatan atau dasar hukum tertentu, misalnya secara formal kepada siapa instruksi diberikan dan kepada siapa laporan disampaikan.
2. Hubungan-hubungan non-formal, dalam hubungan ini tidak terkait kepada hierarki dan struktur organisasi tetapi didasarkan pada hubungan personal, persamaan kepentingan, atau karena suatu keahlian yang diperlukan.
Adapun tujuan organisasi dapat dinyatakan sebagai berikut :
1. Untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugas
2. Untuk meningkatkan efisiensi
3. Untuk mempermudah pengawasan
4. Untuk menghindarkan duplikasi tugas
5. Untuk menentukan orang-orang yang diperlukan oleh organisasi
Ciri-ciri organisasi yang baik yaitu :
1. Terdapat tujuan yang jelas, tanpa adanya tujuan yang jelas, pelaksanaan tugas akan tidak mempunyai arah
2. Tujuan organisasi dipahami oleh seluruh anggota, apabila anggota tidak atau kurang paham akan tujuan organisasi, maka partisipasi dari anggota akan sulit diperoleh
3. Tujuan oraganisasi harus dapat diterima oleh organisasi. Apabila tujuan organisasi tidak atau kurang dapat diterima oleh anggota organisasi maka rasa keterikatan anggota organisasi akan hilang, sehingga akibatnya anggota sulit digerakkan.
4. Pembagian tugas yang seimbang, agar tidak menimbulkan frustasi.
5. Struktur organisasi disederhanakan sesuai dengan beban tugas yang ada.
Asas-asas pokok pengorganisasian
1. Asas pembagian tugas
Asas dalam pembagian tugas menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis sehingga dapat dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas termaksud. Oleh sebab itu maka perlu adanya perumusan tugas yang jelas sehingga dapat dicegah duplikasi, benturan dan kekaburan.
2. Asas fungsionalisasi
Asas ini menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah dan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya.
3. Asas koordinasi
Asas ini mnekankan perlunya setiap bagian menserasikan, memadukan dan menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu maupun perummusan kebijaksanaan, perencanaan, pemograman dan penganggaran, pengendalian serta pengawasan tugas dan fungsi yang diembannya.
4. Asas kesinambungan
Asas kesinambungan mengharuskan bahwa tugas-tugas harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijaksanaan dan program yang telah ditetapkan, tanpa tergantung pada diri pejabat tertentu.
5. Asas akordion
Asas akordion menentukan bahwa organisasi daoat berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya.
6. Asas pendelegasian wewenang
Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untnuk melimpahkan sebagian tugas kewenangannya kepada pejabat bawahannya.
7. Asas keluwesan
Asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan pekembangan dan perubahan keadaan sehingga dapat dihindarkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas
8. Asas rentang pengendalian
Dengan asas rentang pengendalian ini dimaksudkan agar dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang yang dibawai oleh seorang pejabat pimpinan, diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya kemampuan pemimpin, atasan dalam mengadakan pengendalian terhadap bawahannya.
9. Asas jalur dan staf
Asas jalur dan staf adalah asas yang menetukan bahwa dalam penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok instansi dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan
10. Asas kejelasan dalam pembaganan
Asas pembaganan mengharuskan setiap organisasi menggambarkan susunana organisasinya, agar setiap pihak yang berkepentingan dapat segera memahami kedudukan dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada.
1. Susunan, status, kedudukan dan hubungan pejabat yang satu dengan yang lain
2. Kekuasaan dan tanggungjawab masing-masing pejabat
3. Luas dan macam pekerjaan yang harus dilakukan
4. Pembagian pekerjaan yang seimbang
5. Prosedur dan mekanisme kerja yang efisien
Kriteria di atas akan melahirkan suatu struktur dan bentuk yang disebut organisasi yaitu bentuk atau susunan orang-orang atau badan-badan dengan tugas pokok dan fungsi tertentu dan diatur prosedurnya, sehingga terdapat hubungan serta kerjasama beberapa orang guna mencapai suatu tujuan yang ditetapkan oleh organisasi (Sedarmayanti, 2009:71).
Menurut Sedarmayanti dalam bukunya manajemen perkantoran disebutkan bahwa organisasi dapat dipandang dari dua segi :
1. Sebagai wadah, dalam hal ini organisasi berarti suatu wadah dimana administrasi dan manajemen dilaksanakan dan wadah ini biasanya tergambar dalam susunan organisasi.
2. Sebagai proses, dalam hal ini organisasi menggambarkan interaksi antara orang-orang anggota kelompok dalam hubungan kerja yang formal dan rangkaian hierarki antara atasan dengan bawahan.
Membahas organisasi sebagai proses, lebih lanjut dapat dijumpai adanya dua macam hubungan kerja di dalam organisasi, yaitu :
1. Hubungan-hubungan formal, biasanya telah diatur dalam suatu ketepatan atau dasar hukum tertentu, misalnya secara formal kepada siapa instruksi diberikan dan kepada siapa laporan disampaikan.
2. Hubungan-hubungan non-formal, dalam hubungan ini tidak terkait kepada hierarki dan struktur organisasi tetapi didasarkan pada hubungan personal, persamaan kepentingan, atau karena suatu keahlian yang diperlukan.
Adapun tujuan organisasi dapat dinyatakan sebagai berikut :
1. Untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugas
2. Untuk meningkatkan efisiensi
3. Untuk mempermudah pengawasan
4. Untuk menghindarkan duplikasi tugas
5. Untuk menentukan orang-orang yang diperlukan oleh organisasi
Ciri-ciri organisasi yang baik yaitu :
1. Terdapat tujuan yang jelas, tanpa adanya tujuan yang jelas, pelaksanaan tugas akan tidak mempunyai arah
2. Tujuan organisasi dipahami oleh seluruh anggota, apabila anggota tidak atau kurang paham akan tujuan organisasi, maka partisipasi dari anggota akan sulit diperoleh
3. Tujuan oraganisasi harus dapat diterima oleh organisasi. Apabila tujuan organisasi tidak atau kurang dapat diterima oleh anggota organisasi maka rasa keterikatan anggota organisasi akan hilang, sehingga akibatnya anggota sulit digerakkan.
4. Pembagian tugas yang seimbang, agar tidak menimbulkan frustasi.
5. Struktur organisasi disederhanakan sesuai dengan beban tugas yang ada.
Asas-asas pokok pengorganisasian
1. Asas pembagian tugas
Asas dalam pembagian tugas menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis sehingga dapat dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas termaksud. Oleh sebab itu maka perlu adanya perumusan tugas yang jelas sehingga dapat dicegah duplikasi, benturan dan kekaburan.
2. Asas fungsionalisasi
Asas ini menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah dan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya.
3. Asas koordinasi
Asas ini mnekankan perlunya setiap bagian menserasikan, memadukan dan menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu maupun perummusan kebijaksanaan, perencanaan, pemograman dan penganggaran, pengendalian serta pengawasan tugas dan fungsi yang diembannya.
4. Asas kesinambungan
Asas kesinambungan mengharuskan bahwa tugas-tugas harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijaksanaan dan program yang telah ditetapkan, tanpa tergantung pada diri pejabat tertentu.
5. Asas akordion
Asas akordion menentukan bahwa organisasi daoat berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya.
6. Asas pendelegasian wewenang
Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untnuk melimpahkan sebagian tugas kewenangannya kepada pejabat bawahannya.
7. Asas keluwesan
Asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan pekembangan dan perubahan keadaan sehingga dapat dihindarkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas
8. Asas rentang pengendalian
Dengan asas rentang pengendalian ini dimaksudkan agar dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang yang dibawai oleh seorang pejabat pimpinan, diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya kemampuan pemimpin, atasan dalam mengadakan pengendalian terhadap bawahannya.
9. Asas jalur dan staf
Asas jalur dan staf adalah asas yang menetukan bahwa dalam penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok instansi dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan
10. Asas kejelasan dalam pembaganan
Asas pembaganan mengharuskan setiap organisasi menggambarkan susunana organisasinya, agar setiap pihak yang berkepentingan dapat segera memahami kedudukan dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada.
Terdapat berbagai macam bentuk-bentuk organisasi, diantaranya :
1. Organisasi Lini
2. Organisasi lini dan staf
3. Organisasi fungsional
4. Organisasi lini dan fungsional
5. Organisasi lini, fungsional dan lini
1. Organisasi Lini
2. Organisasi lini dan staf
3. Organisasi fungsional
4. Organisasi lini dan fungsional
5. Organisasi lini, fungsional dan lini
0 komentar:
Posting Komentar